В современном бизнесе царит необыкновенно суровая конкуренция. Поэтому, неудивительно, что предприниматели стараются повысить эффективность предприятия, а затрачиваемые на него ресурсы свести к минимуму. В ход в этом случае идут все средства. Одним из самых результативных методов на сегодняшний день является автоматизация деловой жизни предприятия, которая подразумевает использование новейших технологий для решения стандартных задач. Таким образом, современная автоматизированная система имеет следующие преимущества:

• анализ результативности деятельности фирмы, оценка активность ее сотрудников и рационализация распределения финансовых ресурсов;
• введение автоматической системы приема и оформления заявок на поставку товаров;
• возможность постоянного контроля над системой доставки продукции;
• наличие дополнительных функций и возможностей.

Для примера рассмотрим работу удаленного торгового агента. Одной из главных трудностей ведения такого бизнеса является отсутствие возможности мониторинга деятельности представителей на местах. Существующая форма контроля – письменная отчетность – зачастую не оправдывает себя, так как сильно зависит от надежности персонала. За соответствие отчета реальности не сможет поручиться ни автор, ни его начальство. Автоматическая система управления персоналом предусматривает наличие у каждого удаленного сотрудника мини-компьютера с доступом к базе данных компании. За счет этого появляется возможность непосредственного контроля над действиями работников, уровнем продаж или наличием товаров прямо из головного офиса.

Программы, осуществляющие управление предприятием в автоматическом режиме, позволяют свести на нет количество ошибок и недочетов специалиста-человека. Поэтапное выполнение определенных операций, подробные пошаговые инструкции, заполнение готовых шаблонных форм – все это позволяет не только уменьшить риск совершения неточностей, но и снизить требования к персоналу. Ведь с подобным набором несложных функций справится и не самый высококвалифицированный работник. Таким путем минимизируются финансовые затраты на заработную плату, а продуктивность деятельности растет. Еще одним неоспоримым плюсом является мобильность новой информации: она мгновенно поступает со всех уровней организации в единую систему данных.

Оптимизация расходов и управление предприятием становится проще, когда в этом помогает система IPI.MANAGER™. Данная система управления задачами – это интегрированные CRM-решения, инновационная организация службы поддержки (help desk и service desk) и иные возможности. Функционал программы позволяет планировать задачи и контролировать их исполнение, используя оригинальные решения. Система управления задачами IPI.MANAGER™ подходит для многих областей предпринимательства, и по праву может считаться ключевым элементом в управлении любым предприятием.

Более совершенные системы автоматизации позволяют минимизировать труд диспетчеров, бухгалтеров и IT-инженеров в главном офисе. Каждому клиенту присваивается персональный идентификатор (RFID), что дает возможность производить некоторые операции прямо на территории заказчика с помощью индивидуального КПК.

Автоматическая система постановки задач позволяет владельцу предприятия реализовать следующие возможности:

• ограничение участия людей в производственных процессах;
• решение стандартных задач с помощью автоматизированных технологий;
• контроль над деятельностью сотрудников;
• модернизация системы доставки и отправки грузов;
• возможность отслеживать появление свежих тенденций в своей сфере;
• управление работой дистанционных сотрудников;
• анализ количества товара на складе;
• возможность ускорить выполнение некоторых стандартных операций;
• поступление обновленной информации в единый центр и возможность ее быстрой обработки;
• упрощение хранения архивной информации и легкий доступ к ней;
• расширение рынка сбыта и возможность удаленной торговли;
• повышение эффективности деятельности компании.

У фирм, основным полем деятельности которых является выездная работа, существует определенная проблема. Она заключается в том, что чем шире становится рынок сбыта, и чем больше представителей компании требуется для его обслуживания, тем больше сотрудников приходится набирать в главный офис. Для решения подобных трудностей и пригодятся автоматизированные системы управления. С помощью такой системы можно организовать постоянный контроль над деятельностью предприятия и снизить количество затрачиваемых ресурсов.