Электронный архив – это способ управления имеющимися в корпорации документами. В советские времена архивы представляли собой скопление папок, амбарных книг и тетрадей.  Электронный архив сделал хранение документации во много раз удобнее и эффективнее.

Помимо элементарного удобства, электронный архив – это надежный способ сохранения важной информации. Кроме того, можно разграничивать между людьми права доступа, появилась возможность создания действительно конфиденциальных папок. Электронный архив также обеспечивает и быстрый поиск необходимой информации, причем все вносимые изменения отслеживаются, пользователь, имеющий соответствующие права, может корректировать содержимое архива.

Любая информация в системе электронного архива может подвергаться структурированию: графика, мультимедиа, тексты. В большинстве случаев в электронном архиве содержится документооборот какой-то определенной компании – договора с покупателями и поставщиками, контракты, учредительная и иная документация, проекты, налоговая отчетность.

Одним из важных положительных моментов является то, что в электронном архиве все документы хранятся в том виде, в каком их создают сотрудники, и сторонние лица изменять ничего в нем не могут. Это обеспечивается, прежде всего, созданием иерархии при помощи электронных карточек пользователей, где за каждым сотрудником закрепляется свое имя и пароль.

Каждая более-менее крупная фирма с течением времени непременно приходит к тому, что ей становится необходим электронный архив документов. Ведь намного проще и удобнее вести бизнес тогда, когда вся важная информация систематизирована и находится в шаговой доступности.

Единственный отрицательный момент, который отмечают практически все владельцы предприятий – это сложность программ. В результате возникает необходимость в дополнительном обучении сотрудников. Вполне вероятно, что в ближайшее время инновационные разработке в области информатики и программного обеспечения помогут обеспечить пользователей надежными, но при этом простыми в обращении программами.